هيئت‌های استانها بایستی تا بیستم مرداد ماه :

1-اسامی کليه افراد اعزامی به مسابقات(سهمیه ،آزاد ،مربی ،سرپرست و...) راکتباً به برگزار کننده اعلام نمايند .

2-مشخص نمودن نوع خوابگاه (اصلی یا کوثر) الزامیست.

3-عضویت در سیستم جامع فدراسیون شطرنج و رفع مسائل مربوطه بر عهده شرکت کنندگان است.

پس از پایان مهلت اعلام شده هیئت شطرنج استان مرکزی هیچ گونه تعهدی نسبت به موارد فوق نخواهد داشت.